Der Fall beginnt selten mit einer Entscheidung — meistens mit einer Entdeckung: Ein Mitarbeiter eines Unternehmens außerhalb Europas ist vor Monaten nach Deutschland gezogen, aus privaten Gründen, und arbeitet seither remote weiter. Gehalt und Sozialabgaben laufen unverändert im Heimatland. Irgendwann fragt jemand — der Mitarbeiter selbst, der Steuerberater, die Bank — und plötzlich steht die Frage im Raum: Welches Recht gilt hier eigentlich seit Monaten?
Warum Drittstaaten anders sind als die EU
Innerhalb von EU, EWR und Schweiz koordiniert die VO (EG) 883/2004 die Systeme lückenlos: Es gilt immer genau ein Sozialversicherungsrecht. Außerhalb dieses Rahmens gibt es keinen Generalschlüssel. Deutschland hat mit einer Reihe von Staaten bilaterale Sozialversicherungsabkommen — aber diese Abkommen erfassen typischerweise nur einzelne Zweige, häufig die Rentenversicherung, teils weitere. Für alle nicht erfassten Zweige gilt schlicht das nationale Recht beider Staaten nebeneinander. Die Folge können Doppelbeiträge sein — oder, gefährlicher, Lücken: etwa ein Mitarbeiter, der in Deutschland lebt und nirgendwo krankenversichert ist, ohne es zu wissen.
Was das für den ausländischen Arbeitgeber heißt
Stellt sich heraus, dass deutsches Recht gilt, treffen den Arbeitgeber im Drittstaat dieselben Pflichten wie jeden Arbeitgeber mit Beschäftigten in Deutschland: Anmeldung und Beitragsabführung, in der Praxis über einen Payroll Provider als Bevollmächtigten. Dazu kommen Folgefragen, die über die Sozialversicherung hinausgehen — die steuerliche Behandlung des Gehalts, das Betriebsstätten-Risiko durch die Tätigkeit in Deutschland und, je nach Staatsangehörigkeit, der aufenthaltsrechtliche Status samt Erwerbstätigkeitserlaubnis. Keine dieser Fragen beantwortet sich von selbst, und keine verschwindet durch Zuwarten: Beiträge können rückwirkend nachgefordert werden.
Die Unterlagen, mit denen die Prüfung beginnt
- Arbeitsvertrag samt Zusätzen zur Remote-Arbeit aus Deutschland,
- aktuelle Gehaltsabrechnungen aus dem Heimatland (eine ältere, eine aktuelle),
- Bescheinigungen des ausländischen Trägers über eine fortbestehende Absicherung, soweit vorhanden,
- Aufenthaltstitel und Meldebescheinigung, Status der Krankenversicherung in Deutschland,
- die Angabe, ob der Arbeitgeber eine Präsenz in Deutschland hat — sie verändert die steuerliche Bewertung erheblich.
Drei Prüffragen für Ihre Organisation
- Wissen Sie, wo Ihre Remote-Beschäftigten tatsächlich arbeiten — nicht, wo sie es laut Vertrag tun sollten?
- Existiert eine Meldepflicht im Unternehmen, bevor jemand seinen Arbeitsort in ein anderes Land verlegt?
- Ist geklärt, welches Abkommen mit dem betreffenden Staat besteht — und welche Zweige es tatsächlich abdeckt?
Häufige Fragen
Reicht es, dass der Mitarbeiter im Heimatland weiterversichert ist?
Nein — jedenfalls nicht automatisch. Ob die ausländische Absicherung in Deutschland etwas gilt, entscheidet das konkrete Abkommen, Zweig für Zweig. Ohne diese Prüfung ist die gefühlte Absicherung oft eine Lücke.
Macht eine Bescheinigung des ausländischen Trägers die Sache sicher?
Sie ist ein wichtiger Baustein und gehört in jede Prüfung — sie ersetzt aber nicht die Zuordnung nach dem Abkommen. Eine Bescheinigung über die falsche Rechtslage schützt nicht vor Nachforderungen.
Was ist der erste Schritt, wenn so ein Fall entdeckt wird?
Sachverhalt einfrieren und dokumentieren: seit wann, von wo, in welchem Umfang. Dann die Zuordnung klären, bevor weitere Monate auflaufen — jede Verzögerung vergrößert den Nachzahlungszeitraum.