Ein ausländisches Unternehmen — sagen wir: eine Schweizer Gesellschaft — stellt eine Mitarbeiterin ein, die in Deutschland wohnt und überwiegend im Homeoffice arbeitet, mit gelegentlichen Reisen ins Ausland. Die Frage des Arbeitgebers lautet fast immer gleich: „Können wir das nicht einfach über unsere Payroll laufen lassen?" Die Antwort ist fast immer: nein. Und die Gründe sind lehrreich für jedes grenzüberschreitende Homeoffice-Setup.
Die Telearbeit-Rahmenvereinbarung — und warum sie oft nicht rettet
Seit 2023 existiert die multilaterale Rahmenvereinbarung zur grenzüberschreitenden Telearbeit, der neben Deutschland auch die Schweiz beigetreten ist. Sie erlaubt auf Antrag, bei Homeoffice-Anteilen unter 50 % im Wohnstaat die Zuständigkeit des Arbeitgeberstaats zu erhalten. In der Praxis scheitert sie aber regelmäßig doppelt: Erstens am Anteil, sobald das Homeoffice überwiegt. Zweitens am Zuschnitt, denn die Vereinbarung erfasst nur reine Telearbeit — wer regelmäßig Kunden oder Lieferanten im Wohnstaat besucht oder in einem Drittstaat tätig wird, fällt heraus. Die Rahmenvereinbarung ist ein Werkzeug für den sauber geschnittenen Ausnahmefall, kein Generalschlüssel.
Was der ausländische Arbeitgeber dann tun muss
Gilt deutsches Recht, wird der ausländische Arbeitgeber beitragspflichtig wie ein deutscher: Er braucht üblicherweise einen Bevollmächtigten in Deutschland — in der Praxis der Payroll Provider —, eine deutsche Betriebsnummer und die Anmeldung der Beschäftigten über deren gesetzliche Krankenkasse als Einzugsstelle, an die der Gesamtsozialversicherungsbeitrag monatlich fließt. Zwar erlaubt Art. 21 Abs. 2 VO (EG) 987/2009 die Vereinbarung, dass Beschäftigte die Beiträge selbst abführen; für ein dauerhaftes Setup raten wir davon ab — die Provider-Lösung ist der Standard und deutlich sicherer.
Eine A1-Bescheinigung braucht das Setup übrigens trotzdem — nur in umgekehrter Richtung, als man denkt: Sie wird in Deutschland für die gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Staaten beantragt und deckt die Reisetage ins Ausland ab.
Die Lohnsteuer: hier dreht sich die Logik um
Bei der Steuer gilt ausnahmsweise nicht „Arbeitgeber zahlt": Ein ausländischer Arbeitgeber ohne deutsche Betriebsstätte ist regelmäßig nicht zum Lohnsteuerabzug verpflichtet. Die Mitarbeiterin versteuert ihr Gehalt dann selbst über Einkommensteuer-Vorauszahlungen. Das muss beiden Seiten von Anfang an klar sein — sonst entsteht im ersten Jahr eine böse Überraschung. Und je nach Rolle und Tätigkeit gehört das Betriebsstätten-Risiko des Arbeitgebers gleich mit auf den Prüfzettel.
Drei Prüffragen für Ihre Organisation
- Kennen Sie den tatsächlichen Tätigkeitsanteil je Staat — belastbar dokumentiert, nicht geschätzt?
- Ist die Arbeitgeber-Registrierung geklärt, bevor die Person startet — Bevollmächtigter, Betriebsnummer, Einzugsstelle?
- Wissen alle Beteiligten, wer die Steuer abführt — und ist die A1 für Mehrstaaten-Tätigkeit beantragt?
Häufige Fragen
Gilt das auch innerhalb der EU?
Ja — die VO 883/2004 gilt in der gesamten EU sowie im EWR und, über das Freizügigkeitsabkommen, im Verhältnis zur Schweiz. Bei Drittstaaten außerhalb dieses Rahmens entscheidet das jeweilige bilaterale Sozialversicherungsabkommen — das oft nur einzelne Zweige der Sozialversicherung erfasst und eine Einzelfallprüfung verlangt.
Reicht es, die Mitarbeiterin als Freelancerin zu führen?
Nein. Der Status richtet sich nach der tatsächlichen Durchführung, nicht nach dem Etikett — bei Eingliederung und Weisungsbindung droht Scheinselbständigkeit mit Beitragsnachforderungen. Das Vertragsetikett löst kein sozialversicherungsrechtliches Problem.
Was passiert, wenn das Setup schon falsch läuft?
Beiträge können rückwirkend nachgefordert werden, mit Säumniszuschlägen. Je früher korrigiert wird, desto kleiner der Schaden — die Aufarbeitung und die Kommunikation mit den Trägern gehören ins anwaltliche Mandat.